Da die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland immer mehr zur Pflicht wird, insbesondere bei Transaktionen mit Behörden und bald auch im B2B-Bereich, stellen viele Unternehmen Fragen zu den erforderlichen Formaten und zur Einhaltung der Vorschriften. Im Folgenden habe wir einige der häufigsten Fragen zu den Pflichten der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland beantwortet.
1. Werden EDI-Dateien als elektronische Rechnungen akzeptiert?
Ja, aber nur im Moment.
Derzeit werden EDI-Dateien als elektronische Rechnungen akzeptiert, aber für die Rechnungsstellung an Behörden sind bestimmte Formate erforderlich, da hier XRechnung vorgeschrieben ist. Für den B2B-Sektor ist ab dem 1. Januar 2025 kein spezielles Format mehr erforderlich, sofern keine Papier- oder reinen PDF-Rechnungen mehr verwendet werden. Sie können XML-basierte, hybride oder EDI-Formate verwenden, je nach Vereinbarung zwischen Kunde und Lieferant. Empfohlen werden jedoch reine XML-Formate wie XRechnung, da diese über Peppol übermittelt werden können.
2. Können PDF-Dateien als E-Rechnungen gelten?
Nur wenn die PDF-Datei ein ZUGFeRD-XML-Format enthält.
Ein Standard-PDF gilt nur dann als elektronische Rechnung, wenn es ein eingebettetes ZUGFeRD-XML enthält.
3. Wie kann ich ZUGFeRD-Rechnungen versenden?
Sie können ZUGFeRD-Rechnungen per E-Mail versenden oder sie in das Portal Ihres Partners hochladen.
ZUGFeRD ist im Wesentlichen eine PDF-Datei mit eingebettetem XML, so dass es einfach ist, sie elektronisch zu versenden. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass ZUGFeRD aufgrund seines PDF-Formats nicht über Peppol übermittelt werden kann.
4. Wir haben eine EDI-Integration mit unseren Partnern. Sollten wir diese ändern?
EDI wird derzeit als elektronische Rechnung akzeptiert, aber bis 2028 müssen Sie auf das Format XRechnung umsteigen, um die Anforderungen zu erfüllen.
5. Unsere Software erzeugt XRechnung (UBL). Brauchen wir noch etwas anderes?
Ja, um eine gültige XRechnung UBL-Rechnung zu erstellen und zu versenden, benötigen Sie eine Peppol-ID (Leitweg-ID). Rechnungen werden über das Peppol-Netz übermittelt, und der Versand einer XRechnung UBL per E-Mail ist nicht gültig. Sie müssen entweder eine Peppol-ID-Lizenz erwerben oder mit einem lizenzierten Anbieter zusammenarbeiten.
6. Wir möchten uns nicht bei einem Peppol-Anbieter registrieren. Ist das ein Problem?
Theoretisch ist es zwar möglich, bei den Formaten ZUGFeRD oder EDI zu bleiben, aber in der Praxis benötigen Sie eine Peppol-ID, wenn Ihnen ein Anbieter oder Lieferant eine XRechnung schicken will. Selbst wenn Sie im Jahr 2025 nur wenige XRechnungen erhalten, wird die Zahl der Rechnungen im Laufe der Zeit voraussichtlich steigen, so dass es unumgänglich ist, sich bei einem Peppol-Anbieter zu registrieren.
7. Muss ich mit einem Peppol-Dienstleister mit Sitz in Deutschland zusammenarbeiten?
Nein, aber aus Gründen der Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (GDPR) und der lokalen Datenschutzbestimmungen ist es ratsam, mit einem Anbieter zusammenzuarbeiten, der innerhalb der EU tätig ist und über Rechenzentren in der EU verfügt.
8. Müssen wir als Unternehmen, das eine ERP-Software verwendet, mit einem Peppol-Anbieter zusammenarbeiten?
Sie müssen keine XRechnung UBL-Rechnungen versenden, aber Sie müssen in der Lage sein, sie zu empfangen. Dies kann durch eine Partnerschaft mit einem Peppol-Anbieter geschehen, über dessen Web-Interface Sie die Rechnungen bei Bedarf einsehen können.
9. Müssen Freiberufler oder Kleinunternehmer Peppol nutzen?
Wenn ein Lieferant Ihnen eine XRechnung schicken will, dann müssen Sie sich bei einem Peppol-Anbieter anmelden, um diese zu erhalten.
Wenn Sie mit dem Absender der Rechnung kommunizieren und eine Einigung erzielen können, ist das völlig in Ordnung. Wenn Microsoft Ihnen zum Beispiel eine XRechnung für Ihr E-Mail-Konto schicken will, müssen Sie diese empfangen und eine Leitweg-ID (Peppol-ID) angeben.
Wenn Unternehmen sich jetzt vorbereiten, können sie sicherstellen, dass sie mit den sich entwickelnden E-Invoicing-Vorschriften in Deutschland konform bleiben. Wenn Sie weitere Fragen haben oder Unterstützung bei der Integration benötigen, können Sie sich gerne an uns wenden!
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