Warum Sie ZUGFeRD Nicht Verwenden Sollten und Warum Es Riskant Ist
Die Digitalisierung hat viele Vorteile, insbesondere im Bereich der Rechnungsstellung. In Deutschland haben sich zwei wichtige Formate etabliert: ZUGFeRD und XRechnung. Während beide Systeme ihre Berechtigung haben, gibt es spezifische Gründe, warum die Verwendung von ZUGFeRD für Unternehmen riskanter sein kann als XRechnung. Im Folgenden werden die Risiken und Schwächen von ZUGFeRD sowie die Vorteile von XRechnung detailliert erläutert.
Die Risiken der Verwendung von ZUGFeRD
E-Mail-Zustellungsrisiken: ZUGFeRD-Rechnungen werden oft als PDF-Dateien an E-Mails angehängt und verschickt. Dies birgt ein erhebliches Risiko für Phishing-Angriffe. Cyberkriminelle können betrügerische E-Mails versenden, die legitim aussehen und die Empfänger dazu verleiten, bösartige Anhänge zu öffnen oder gefährliche Links anzuklicken. Gerade in einer Zeit, in der E-Mail-basierte Angriffe zunehmen, kann die Verbreitung von Rechnungen über E-Mail ein großes Einfallstor für Cyberangriffe darstellen.
Weniger Sichere Übertragung: Anders als bei XRechnung, das über das sichere Peppol-Netzwerk übertragen wird, werden ZUGFeRD-Rechnungen häufig über unsichere E-Mail-Kanäle versendet. Diese Übertragungsart ist anfälliger für Abfangangriffe, Spoofing oder Manipulation. Ohne zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen laufen Unternehmen Gefahr, Opfer von Betrug oder Datenlecks zu werden. Gerade kleinere Unternehmen oder Selbständige, die nicht über umfangreiche IT-Sicherheitsmaßnahmen verfügen, sind einem höheren Risiko ausgesetzt.
Vertrauensprobleme: E-Mails sind ein häufig genutztes Medium für Cyberangriffe. Unternehmen, die auf ZUGFeRD setzen, müssen zusätzliche Verifikations- und Sicherheitsprotokolle implementieren, um sicherzustellen, dass Rechnungen echt sind und nicht manipuliert wurden. Dies führt nicht nur zu erhöhten Sicherheitskosten, sondern auch zu einer zusätzlichen administrativen Belastung.
Unzureichende Verschlüsselung und Validierung: ZUGFeRD-Rechnungen werden oft ohne Verschlüsselung und Validierung verschickt, es sei denn, Unternehmen implementieren eigene Sicherheitsvorkehrungen. Dadurch entsteht ein höheres Risiko, dass die Daten während der Übertragung kompromittiert werden. Die fehlende Standardisierung für die Sicherheit der Rechnungen macht es Angreifern leichter, Schwachstellen zu finden und auszunutzen.
Warum XRechnung Sicherer Ist
Im Vergleich dazu bietet XRechnung in Kombination mit dem Peppol-Netzwerk eine viel sicherere Lösung. Hier sind die Hauptvorteile von XRechnung und warum es eine überlegene Wahl für Unternehmen ist:
Sicheres Peppol-Netzwerk: XRechnung wird in der Regel über das Peppol-Netzwerk versendet, das auf einem sicheren, standardisierten Prozess basiert. Das Peppol-Netzwerk bietet End-to-End-Verschlüsselung, Validierung und die Sicherstellung, dass Rechnungen nur an die vorgesehenen Empfänger gelangen. Dies minimiert das Risiko von Phishing-Angriffen, Datenabfangung oder Manipulation erheblich.
Validierte Übertragungen: Jede XRechnung, die über Peppol verschickt wird, durchläuft eine Validierung, die sicherstellt, dass die Rechnung korrekt formatiert ist und die notwendigen Informationen enthält. Dies verhindert Fehler und reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen verschickt werden.
Automatisierte und Effiziente Verarbeitung: Die XML-basierte Struktur von XRechnung ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung und Integration in ERP-Systeme. Dies spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass Rechnungen schneller und fehlerfrei verarbeitet werden können. Für große Unternehmen ist dies ein wesentlicher Vorteil, da manuelle Prozesse reduziert und Fehler vermieden werden.
EU-weite Kompatibilität: XRechnung ist mit den EU-Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung kompatibel. Peppol ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen sicher und grenzüberschreitend innerhalb Europas zu versenden. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die international tätig sind, da sie eine Lösung benötigen, die sowohl lokal als auch global funktioniert.
Schutz von Kleinunternehmen und Freiberuflern: Während große Unternehmen über umfassende Sicherheitssysteme verfügen, sind Kleinunternehmen und Freiberufler oft unzureichend geschützt. Durch die Nutzung von XRechnung und Peppol können auch kleinere Unternehmen von der hohen Sicherheitsstufe profitieren, ohne in teure IT-Sicherheitslösungen investieren zu müssen. Dies macht XRechnung zu einer besonders attraktiven Option für kleinere Akteure am Markt.
ZUGFeRD vs. XRechnung: Ein Fazit
Während ZUGFeRD als hybrides Format ursprünglich entwickelt wurde, um Unternehmen eine flexible Lösung zu bieten, zeigen sich bei der heutigen Bedrohungslage und den steigenden Anforderungen an die Sicherheit erhebliche Schwächen. Die Verbreitung von Rechnungen per E-Mail öffnet Cyberkriminellen Tür und Tor und stellt Unternehmen vor eine Vielzahl von Sicherheitsproblemen.
Im Gegensatz dazu bietet XRechnung in Verbindung mit dem Peppol-Netzwerk eine umfassende Lösung, die nicht nur sicherer, sondern auch effizienter und zukunftssicherer ist. Unternehmen, die staatliche Aufträge abwickeln oder international tätig sind, haben mit XRechnung einen entscheidenden Vorteil.
Es ist daher ratsam, langfristig auf XRechnung umzusteigen, um nicht nur den Sicherheitsanforderungen gerecht zu werden, sondern auch die Effizienz und Zuverlässigkeit der eigenen Rechnungsprozesse zu steigern. Für Freiberufler, kleine Unternehmen und große Konzerne gleichermaßen bietet XRechnung eine sichere, automatisierte und zukunftssichere Lösung für die elektronische Rechnungsstellung.
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