Obwohl sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland erleichtern sollen, dienen sie unterschiedlichen Zwecken.
Die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) ist ein wesentlicher Bestandteil des modernen Geschäftsbetriebs und bietet zahlreiche Vorteile wie Kosteneinsparungen, Effizienz und Einhaltung von Vorschriften. In Deutschland ist die E-Invoicing-Landschaft durch zwei prominente Formate gekennzeichnet: XRechnung und ZUGFeRD. Beide Formate sind darauf ausgelegt, einen effizienten und strukturierten Datenaustausch zu ermöglichen, unterscheiden sich aber in einigen wichtigen Aspekten.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD besteht aus zwei Komponenten: einer PDF-Datei und einer eingebetteten XML-Datei. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat ein standardisiertes Datenformat namens ZUGFeRD entwickelt, um kleinen und mittleren Unternehmen sowie Behörden die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung zu ermöglichen. Die Datenstruktur von ZUGFeRD 2.1 basiert auf der Norm EN 16931.
ZUGFeRD ist ein hybrides elektronisches Rechnungsformat.
1. Aufbau:
PDF/A-3: Ein standardisiertes PDF-Format, das für die Langzeitarchivierung und die menschliche Lesbarkeit ausgelegt ist.
XML: Eingebettet in das PDF, können diese strukturierten Daten automatisch von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden.
2. Versionen:
ZUGFeRD 1.0: Basiert auf dem UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) Standard.
ZUGFeRD 2.0: Angepasst an die europäische Norm EN 16931, um eine breitere Konformität in Europa zu gewährleisten.
3. Vorteile:
Interoperabilität: Ermöglicht den nahtlosen Austausch von Rechnungsdaten zwischen verschiedenen ERP- und Buchhaltungssystemen.
Menschliche Lesbarkeit: Das PDF-Format sorgt dafür, dass Rechnungen ohne spezielle Software leicht gelesen werden können.
Konformität: Erfüllt sowohl die nationalen als auch die europäischen gesetzlichen Anforderungen und eignet sich daher für grenzüberschreitende Transaktionen.
4. Anwendungsfälle:
Business-to-Business (B2B): Aufgrund seiner Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität wird es von Unternehmen des privaten Sektors häufig eingesetzt.
Business-to-Government (B2G): Kann für Transaktionen mit staatlichen Stellen verwendet werden, ist aber nicht vorgeschrieben.
Was ist XRechnung?
XRechnung ist ein rein XML-basiertes E-Invoicing-Format, das von der deutschen Regierung für Transaktionen im öffentlichen Sektor vorgeschrieben wurde. Der XRechnung-Standard stellt eine nationale Version der europäischen Norm EN 16931 dar.
X-Rechnung ist das offizielle Format, das nur in XML verfügbar ist.
1. Aufbau:
XML: Enthält detaillierte und strukturierte Rechnungsdaten, die sich streng an die europäische Norm EN 16931 halten.
2. Konformität:
XRechnung wurde speziell für die Anforderungen des deutschen öffentlichen Sektors entwickelt und ist für alle B2G-Transaktionen obligatorisch.
3. Vorteile:
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Stellt sicher, dass Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen für Transaktionen mit der öffentlichen Hand erfüllen.
Standardisierung: Bietet ein konsistentes und einheitliches Format für alle öffentlichen Beschaffungsvorgänge.
4. Anwendungsfälle:
Business-to-Government (B2G): Obligatorisch für die Rechnungsstellung an öffentliche Stellen in Deutschland, um die Einhaltung der nationalen und europäischen Vorschriften zu gewährleisten.
Wesentliche Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung
1. Format:
ZUGFeRD: Hybridformat, das ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteten XML-Daten kombiniert.
XRechnung: Reines XML-Format, das für maschinelle Lesbarkeit und automatisierte Verarbeitung konzipiert ist.
2. Primäre Verwendung:
ZUGFeRD: Geeignet für B2B- und B2G-Transaktionen, wobei der Schwerpunkt auf Flexibilität und einfacher Übernahme liegt.
XRechnung: Speziell für B2G-Transaktionen entwickelt, gesetzlich vorgeschrieben für die Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor.
3. Lesbarkeit:
ZUGFeRD: Der PDF-Teil der Rechnung gewährleistet, dass sie von Menschen ohne spezielle Software leicht gelesen werden kann.
XRechnung: Das XML-Format ist für Menschen nicht direkt lesbar und erfordert spezielle Software für die Anzeige und Verarbeitung.
4. Konformität:
ZUGFeRD: Wird von den Unternehmen freiwillig übernommen, entspricht aber den europäischen und nationalen Normen.
XRechnung: Obligatorisch für die Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor, um die strikte Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten.
5. Akzeptanz und Flexibilität:
ZUGFeRD: Bietet einen flexibleren Ansatz, der es Unternehmen aller Größenordnungen erleichtert, die elektronische Rechnungsstellung einzuführen.
XRechnung: Sorgt für Einheitlichkeit und Standardisierung bei Transaktionen des öffentlichen Sektors, erfordert aber möglicherweise mehr technische Anpassungen für Unternehmen.
6. Umsetzung:
ZUGFeRD: Unternehmen können es schrittweise einführen und ohne größere Unterbrechungen in bestehende Prozesse integrieren.
XRechnung: Erfordert die Einhaltung spezifischer technischer Standards, was unter Umständen umfassendere Änderungen an den Rechnungsstellungssystemen erforderlich macht.
Fazit
Obwohl sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung darauf ausgelegt sind, die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland zu erleichtern, dienen sie unterschiedlichen Zwecken und Zielgruppen. Das hybride Format und die Flexibilität von ZUGFeRD machen es ideal für Unternehmen, die einen einfachen Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung suchen und sowohl für B2B- als auch B2G-Transaktionen geeignet sind. Im Gegensatz dazu ist das reine XML-Format von XRechnung speziell auf obligatorische B2G-Transaktionen zugeschnitten und gewährleistet die strikte Einhaltung der Anforderungen des öffentlichen Sektors. Das Verständnis dieser Unterschiede ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um das richtige E-Invoicing-Format zu wählen, das ihren betrieblichen Anforderungen und rechtlichen Verpflichtungen gerecht wird.
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