PEPPOL ist eine Reihe von Normen und ein Netz für die elektronische Rechnungsstellung
Peppol ist ein Interoperabilitätsrahmen, der den nahtlosen globalen Austausch von strukturierten Geschäftsdokumenten wie elektronischen Rechnungen ermöglicht. Mit anderen Worten: Peppol ist eine Reihe von technischen Spezifikationen, die den einfachen Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Regierungssystemen und ihren Lieferanten erleichtern. Peppol ist keine Plattform für die elektronische Beschaffung, sondern vielmehr die Methodik und die technische Voraussetzung für die Übermittlung dieser Dokumente in Übereinstimmung mit den lokalen Vorschriften.
Schlüsselkomponenten des Peppol-Netzwerks
Peppol-Zugangspunkte (APs): Hierbei handelt es sich um zertifizierte Dienstleister, die als Gateways fungieren und Unternehmen mit dem Peppol-Netz verbinden. APs sind dafür verantwortlich, das Dokument des Absenders in ein standardisiertes Peppol BIS-Format (Business Interoperability Specifications) umzuwandeln, das der Empfänger verstehen kann.
Peppol Service Metadata Publisher (SMP): Dies ist eine Datenbank, die technische Informationen über jeden Peppol-Teilnehmer enthält, einschließlich des von ihm verwendeten AP und der von ihm unterstützten Dokumentformate.
Peppol Service Metadata Locator (SML): Dies ist ein zentrales Verzeichnis, das alle Peppol-Teilnehmer auflistet und auf ihre jeweiligen SMPs verweist.
Das Peppol 4-Ecken-Modell
Das Peppol-Netz funktioniert auf der Grundlage eines 4-Ecken-Modells, an dem der Absender, der Empfänger, der Zugangspunkt des Absenders und der Zugangspunkt des Empfängers beteiligt sind.
Ecke 1 (C1): Absender - Das Unternehmen oder die Einrichtung, die das elektronische Dokument in Auftrag gibt. Der Absender arbeitet mit seinem Zugangspunkt zusammen, um eine neue Nachricht zu erstellen.
Ecke 2 (C2): Peppol-Zugangspunkt (AP) des Absenders - Die Software des Absenders kommuniziert mit einem Dienstanbieter, der das Tor zum Peppol-Netz darstellt.
Ecke 3 (C3): Peppol-Zugangspunkt (AP) des Empfängers - Auf der Empfängerseite entnimmt ein anderer Dienstanbieter das Dokument aus dem Peppol-Netz und liefert es an den vorgesehenen Empfänger.
Ecke 4 (C4): Empfänger - Das Unternehmen oder die Einrichtung, die das elektronische Dokument empfängt.
Dieses Modell bietet eine größere Flexibilität als herkömmliche VAN-E-Invoicing-Dienste, da es keine spezifischen Dienstleister, registrierten Peppol-IDs oder kostspieligen Einrichtungen erfordert. Es wird lediglich die Peppol-ID des Partners für den Informationsaustausch benötigt.
So funktioniert Peppol
Der Absender erstellt ein elektronisches Dokument, z. B. eine Rechnung, mit seinem eigenen Geschäftssystem.
Der AP des Absenders validiert die Dokumentdaten, wandelt sie in das Peppol BIS-Format um und überträgt sie sicher an den AP des Empfängers unter Verwendung des Peppol e-Delivery-Protokolls.
Der AP des Empfängers empfängt das standardisierte Dokument, validiert es und wandelt es in ein Format um, das mit dem System des Empfängers kompatibel ist.
Der Empfänger kann das Dokument dann automatisch verarbeiten, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.
Welcher Zusammenhang besteht zwischen PEPPOL und elektronischer Rechnungsstellung?
PEPPOL und E-Invoicing sind eng miteinander verbunden, da PEPPOL die standardisierte Infrastruktur und den Rahmen bereitstellt, die den effizienten Austausch elektronischer Rechnungen über Grenzen hinweg erleichtern. Hier ist die Beziehung zwischen PEPPOL und elektronischer Rechnungsstellung:
Standardisierung und Interoperabilität
PEPPOL legt standardisierte Business Interoperability Specifications (BIS) für elektronische Rechnungen fest, die sicherstellen, dass elektronische Rechnungen nahtlos zwischen verschiedenen Systemen und Organisationen ausgetauscht werden können, unabhängig von deren Standort. Diese Standardisierung ist für die Interoperabilität von entscheidender Bedeutung und ermöglicht Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen eine effektive Kommunikation.
Sicherer und effizienter Dokumentenaustausch
PEPPOL bietet ein sicheres Netz für die Übermittlung elektronischer Rechnungen. Es nutzt das Vier-Ecken-Modell, um sicherzustellen, dass elektronische Dokumente, wie z. B. Rechnungen, sicher zwischen Absender und Empfänger über ihre jeweiligen Zugangspunkte gesendet und empfangen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass sensible Finanzdaten während der Übertragung geschützt sind.
Einhaltung von Vorschriften
PEPPOL unterstützt die Einhaltung verschiedener EU-Richtlinien und nationaler Vorschriften im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung. So schreibt beispielsweise die EU-Richtlinie 2014/55/EU den Einsatz von E-Invoicing im öffentlichen Auftragswesen vor. Durch den Einsatz von PEPPOL können Unternehmen und öffentliche Einrichtungen sicherstellen, dass sie diese rechtlichen Anforderungen erfüllen.
Vereinfachung von grenzüberschreitenden Transaktionen
Die elektronische Rechnungsstellung über PEPPOL vereinfacht den grenzüberschreitenden Handel, da die Komplexität, die mit unterschiedlichen nationalen E-Invoicing-Standards verbunden ist, entfällt. Der einheitliche Ansatz von PEPPOL ermöglicht es Unternehmen, grenzüberschreitende Transaktionen zu tätigen, ohne sich um unterschiedliche Rechnungsformate und -standards kümmern zu müssen.
Kosteneffizienz und Prozessverbesserung
Durch die Einführung von PEPPOL für die elektronische Rechnungsstellung können Unternehmen die mit der papierbasierten Rechnungsstellung und der manuellen Verarbeitung verbundenen Kosten senken. Die Automatisierung und Effizienz, die durch den elektronischen Dokumentenaustausch von PEPPOL erreicht wird, rationalisiert den Rechnungsstellungsprozess und führt zu schnelleren Zahlungen und einem verbesserten Cashflow-Management.
Peppol wird weltweit eingesetzt
Obwohl Peppol ursprünglich aus Europa stammt, hat sich die Akzeptanz weltweit ausgeweitet, mit Teilnehmern aus Ländern wie Kanada, Neuseeland, Singapur und den Vereinigten Staaten. Das Netzwerk wächst weiter, was es zu einem vielversprechenden Kandidaten für einen globalen Standard für den elektronischen Dokumentenaustausch macht.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Peppol-Netzwerk einen dezentralisierten und standardisierten Rahmen für den sicheren und effizienten grenzüberschreitenden Austausch elektronischer Dokumente zwischen Unternehmen bietet. Durch die Nutzung der Komponenten des Netzwerks und die Einhaltung seiner Spezifikationen können Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse rationalisieren und sich an die zunehmende weltweite Verbreitung von E-Invoicing und E-Procurement anpassen.
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